Compliance – Cumplimiento normativo en las empresas y administraciones

En el mundo anglosajón están más que acostumbrados al concepto de compliance. Una palabra que, si la traducimos en el ámbito empresarial hace referencia al cumplimiento normativo, pero por otra parte también hace referencia a la figura del Director de Cumplimiento Normativo, es decir, son las personas encargadas de vigilar que las acciones de la empresa cumplan con la legalidad y normativa vigente.

Debido a los continuos cambios que hay en la legislación, las empresas pueden llegar a cometer ilegalidades de forma inconsciente. Por ello, se vio la necesidad de crear una figura que velara por el cumplimiento de la normativa vigente y conseguir una seguridad jurídica, tanto dentro del territorio nacional como a nivel internacional, en el caso de industrias que operan fuera de sus fronteras. ¿Qué ocurre en España en la actualidad?

Llegamos al objetivo de nuestro artículo. Desgranar cómo ha llegado la figura del compliance a nuestro país y cuáles son sus funciones.

El Compliance en una empresa española

Aquí la figura del Compliance se ha incorporado mucho más tarde que en otros países anglosajones y que, a menudo, puede llegar a ser complicada de comprender. La incorporación de esta función en España fue gracias a la Reforma del Código Penal del año 2010 en el que se recoge la responsabilidad penal de las personas jurídicas. ¿Esto qué quiere decir? Pues que cualquier empresa, partido político, asociación u organización puede ser llamado por la justicia en nombre propio, y no, en de los que figuran como sus apoderados. De esta forma la empresa puede ser responsable penalmente cuando los delitos cometidos se hayan realizado en nombre de ésta y en su beneficio, por cualquier empleado o administrador de la misma.

Esto marcó un antes y un después en el ámbito empresarial en España. La figura del compliance empezó a interesar como alguien que se encarga de la vigilancia, control y la prevención de los delitos. Y, además, vela por la legalidad y el cumplimiento de las normas dentro de una empresa. Por lo tanto, para los directivos y administradores de una empresa, es la persona en la que confían para prevenir situaciones de corrupción, estafa, fraude interno o malas prácticas comerciales a nivel interno y con los clientes.

Cómo incorporar el compliance en una empresa

Para implementar políticas de compliance en una empresa es imprescindible disponer de un profesional que se dedique a ello, a esta persona se le conoce como Compliance Officer. ¿Cuáles son sus funciones dentro de la trama empresarial?

– Elaborar un mapa de riesgos

– Creación de canales de denuncia y sanciones correspondientes.

– Estar al día constantemente de las novedades legislativas

Redactar un modelo de prevención

El compliance officer será además el encargado de elaborar el documento interno de prevención de delitos por si surgen en un futuro problemas legales. Con políticas activas de prevención, se dejará de tener responsabilidad como empresa ¿Qué apartados se incluyen en este documento?

– Definir, describir y detectar todos los posibles riesgos a los que se puede enfrentar la empresa por su actividad.

– Redactar un protocolo de actuación con las recomendaciones correspondientes para evitar la comisión de delitos en aquellas áreas de riesgo.

– Establecer qué multas o castigos se implantarás por haber corrido riesgos.

– Establecer procedimientos de comunicación para actualizar el conocimiento de los empleados

– Formación para todo el personal con el fin de estar al día en temas de prevención.

El Compliance en la estructura empresarial

Para incorporar el cumplimiento normativo dentro de la empresa hay que pasar por considerar cierta metodología que será la misma en cualquiera de los sectores económicos que se ponga en marcha. Para implementar una metodología de seguimiento del cumplimiento normativo la mayoría de las empresas se apoyan en un gestor documental; consisten en aplicaciones informáticas que permiten organizar toda la documentación normativa y al tiempo implementar flujos o rutas de trabajo que faciliten la correcta implementación y seguimiento de dichas normativas.

Código ético

El Compliance ayuda a integrar las normas de forma legal desde el punto de vista ético. Tiene que ver con los valores o los principios morales de la empresa. Este código ético se debe plasmar en un documento interno de la empresa. ¿Qué recoge? Desde las responsabilidades y comportamiento de la empresa, la actuación de los empleados, el trato con la competencia y los proveedores, así como la imagen corporativa que quiere transmitir al exterior.

Garantía de buen funcionamiento, independencia y recursos

Este departamento vela por el buen funcionamiento de la empresa, desde el punto de vista legal y de eficacia. A su vez, es una garantía de que no se corre el riesgo de sanciones. Estos tres elementos son claves para obtener un éxito empresarial.

Elemento de unidad

El Compliance tiene esa capacidad de influencia en todos los niveles empresariales, desde abajo hasta el nivel más alto.

La legislación española establece que todas las empresas cuenten con programas de prevención, llamados también compliance program. Estos son los encargados de establecer los mecanismos de detección de riesgos y de llevar a cabo los protocolos de actuación para prevenirlos.

El papel del Compliance en el futuro

En nuestro país cada vez hay más empresas que incorporan la labor del compliance. Si bien es cierto que la mayoría son grandes corporaciones, la posibilidad de enfrentarse a problemas legales toca también a las pymes o negocios más pequeños de ámbito local que, quizá sean, los que avanzan más despacio en este sentido. Por lo tanto, se puede considerar el compliance como una profesión de futuro. Una figura necesaria que en pocos años será necesaria en todas las empresas.

Lo que está claro es que la función del compliance ha llegado para quedarse. En un mundo global como éste, hay que saber adaptarse e integrarse a los nuevos conceptos que velan por una mayor seguridad jurídica y normativa.